Khi nhập khẩu một lô hàng, có một số bạn mới làm hoặc mới có chút kinh nghiệm thường không biết bắt đầu từ đâu. Trải qua những bước nào để hạn chế được các rủi ro, bài viết dưới đây giúp các bạn hình dung phần nào quy trình để nhập một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam.
Khi nhập khẩu một lô hàng, có một số bạn mới làm hoặc mới có chút kinh nghiệm thường không biết bắt đầu từ đâu. Trải qua những bước nào để hạn chế được các rui ro, bài viết dưới đây giúp các bạn hình dung phần nào quy trình để nhập một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam.
B1: Nhận yêu cầu mua hàng
Quy trình mua hàng thì rất nhiều và phức tạp nhưng chỉ cần hiểu đơn giản như sau
- Xác định mặt hàng cần mua
- Giá cả, số lượng
- Phương thức thanh toán
- Thời gian giao hàng
- Điều kiện giao hàng (EXW….)
- So sánh giá mua theo các điều kiện khác nhau
Sự khác biệt nằm ở chỗ, bạn phải tính toán chi phí một cách bài bản và chuẩn dựa trên giá mua tại xưởng hoặc tại cảng……. của nhà cung cấp
B2: Nhận hàng mẫu từ nhà cung cấp
- Để đảm bảo hàng hóa đúng chất lượng như cam kết của nhà sx thì người mua nên yêu cầu cung cấp hàng mẫu
- Nên thương lượng xem bên nào chịu chi phí vận chuyển hàng mẫu (thường nhà sx sẽ giao tận cửa cho người mua)
- Thời gian có thể nhận hàng mẫu, bởi nó tác động đến tiến độ và cam kết giao hàng từ người mua tới người tiêu dùng cuối cùng
- Lưu ý: hàng mẫu có thể chuẩn nhưng khi mua số lượng lớn thì chất lượng ko còn như hàng mẫu
B3: Kiểm tra chi phí vận chuyển
Cái khó bắt đầu xuất hiện từ đây khi trước đây bạn chỉ quan tâm GIÁ BAO NHIÊU VỀ ĐẾN KHO KHÁCH HÀNG. Bạn buộc phải có các kiến thức cơ bản liên quan đến nghiệp vụ ngoại thương - điều kiện giao hàng - vận chuyển - hay chính sách mặt hàng. Và vì vậy
- Sau khi xác định được nhà cung cấp phù hợp thì nhà NK có thể liên hệ nhà vận chuyển để tính giá vận chuyển (đương nhiên khi mua hàng tại B1 thì giá mua cũng đã có sự so sánh về chi phí vận chuyển tạm tính.)
- Khi xin giá thì bắt buộc phải cung cấp cho nhà vận chuyển thông tin tên hàng + số kiện + trọng lượng + kích thước kiện hàng + thời gian hàng có thể vận chuyển + điều kiện giao hàng nếu có……
- Tính giá vận chuyển cần cẩn thận tránh các phí phát sinh: và như vậy cần yêu cầu nhà vận chuyển báo các phí chắc chắn và các phí CÓ THỂ XẢY RA
- Có thể xin giá từ 2 - 3 nhà vận chuyển để so sánh, tuy nhiên khi xác định hợp tác thì nên dùng nhà vận chuyển quen để tránh các phát sinh khó giải quyết sau này
- Lưu ý: giá vận chuyển sẽ phụ thuộc điều kiện giao hàng như EXW hay FOB hay CIF….
B4: Làm chứng từ xuất nhập khẩu
Lại một vấn đề lớn ở đây khi trước đây các bạn thường chẳng bao giờ quan tâm đến chứng từ mà chỉ quan tâm đến giá. Vậy chứng từ cần những gì khi bạn muốn nhập một lô hàng bằng đường biển ?
- Cái khó nhất khi mua bán hàng hóa với một số nhà sx tại China là họ ko có chức năng XK hoặc họ ko muốn đứng tên làm thủ tục xnk hoặc thậm chí họ không biết gì về các chứng từ này.
- Người mua phải tự làm Contract + Invoice + packing list dựa trên đơn hàng đã đặt với nhà sx và phối hợp cùng công ty vận chuyển để gửi chứng từ cho nhà sx
- Người mua có thể đề nghị cty vận chuyển tìm cho 1 đơn vị có thể đứng tên trên hồ sơ xuất khẩu tại China + các chứng từ khác nếu cần
- Điểm đặc biệt trong chứng từ này là CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ (CO mẫu E). Bởi Việt Nam có EPA với China và hầu hết các dòng hàng hóa đều được miễn , giảm hoặc thuế thấp khi NK. Và CO là chứng từ giúp cho các dòng thuế về O% (thuế NK) ở hầu hết nhóm SP.
- Một số chứng từ khác nếu cần như chứng nhận chất lượng, chứng nhận lưu hành tự do…..
- Lưu ý là nhà sx hoặc cty thương mại đại diện XK sẽ phải gửi bộ chứng từ sang cho nhà NK, trong trường hợp này nên yêu cầu bộ chứng từ copy để tránh thất lạc hoặc phải sửa sau này.
B5: Đặt chỗ và xác nhận lịch tàu
Hàng hóa đã có, chi phí đã tính xong…….giờ là lúc bạn cần đặt chỗ trên tàu để đưa hàng về, vậy:
- Chọn đơn vị vận chuyển và đề nghị họ xếp chỗ trên tàu (booking) cho lô hàng sẽ nhập.
- Cần cung cấp các thông tin cần thiết cho cty vận chuyển như tên hàng, số kiện, trọng lượng, kích thước kiện, ngày hàng đi dự kiến…..
- Sau khi đặt chỗ thì người mua sẽ nhận được xác nhận đặt chỗ (booking confirmation), lúc này người mua cần kiểm tra lịch tàu trên xác nhận đặt chỗ đó xem có phù hợp với tiến độ và yêu cầu của mình ko để tránh hàng đi quá lâu, quá muộn…..Đồng thời chốt booking đó với nhà vận chuyển
- Thông báo lịch trình trên booking đó với người tiêu dùng cuối cùng (người mua của nhà nk) và theo sát tiến độ đó
B6: Kiểm tra vận đơn và xác nhận nội dung vận đơn
- Sau khi đã chốt booking thì nhà NK phải gửi hướng dẫn lập vận đơn (Shipping instruction) hoặc Packing list cho nhà vận chuyển để họ lập vận đơn (vận đơn này tương tự như BIÊN BẢN GIAO HÀNG trong đường bộ)
- Cty vận chuyển sẽ gửi VẬN ĐƠN nháp và nhà nhập khẩu có trách nhiệm ktra vận đơn đó xem có đúng các thông tin không và xác nhận lại ĐÚNG hoặc có chỉnh sửa nếu thấy sai
- Đây là đặc trưng của vận chuyển đường biển nhưng với các công ty hay làm đường bộ thì còn nhiều bỡ ngỡ. Vì vậy, cần cẩn thận bước này tránh sai sót bởi khi sửa có thể sẽ phat sinh phí sửa vận đơn sau này.
- Cần xác định rõ loại vận đơn sẽ lấy: BẢN GỐC hay BẢN COPY và yêu cầu nhà vận chuyển phát hành (nên lấy bản COPY - Telex) để tránh thất lạc khi phải gửi vận đơn từ nhà XK sang nhà NK
B7: Theo dõi lịch trình hàng về và chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu
- Bước được coi là rất quan trọng và tác động tới thời gian và tiến độ nhận hàng: cần yêu cầu cty vận chuyển cập nhật tình hình hàng hóa xem bao giờ về cảng / sân bay / hồ sơ gửi qua email…..
- Yêu cầu nhà vận chuyển gửi giấy báo hàng đến (Arrival Notice) và thanh toán các chi phí tại cảng nhận hàng như báo giá đã có
- Nếu hàng phải trả cước vận chuyển thì yêu cầu nhà vận chuyển xuất hóa đơn để khai báo hải quan sau này
- Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order) từ nhà vận chuyển nếu cần. Trường hợp nếu thuê nhà vận chuyển làm thủ tục hải quan nhập khẩu thì nhà NK ko cần làm bước này
- Nhà NK chuẩn bị hồ sơ hải quan gồm: contract + invoice + packing list + chữ ký số + tài khoản khai báo hải quan Vnaccs + tên hàng tiếng việt + mã HS + hóa đơn cước (nếu nk theo term nhóm E + F)
- Giao hồ sơ cho nhà vận chuyển để khai báo hải quan
- Nhà vận chuyển sau khai khai báo sẽ yêu cầu nhà NK phải ktra thông tin trên tờ khai nháp, đây là bước vô cùng quan trọng vì ảnh hưởng tới thông tin hàng + thuế + thậm chí tham vấn giá hay ktra sau thông quan nên nhà NK phải thật cẩn thận ktra. Nếu nội dung tờ khai đúng thì xác nhận lại cho nhà vận chuyển
- Nhà vận chuyển truyền tờ khai chính thức và có kết quả phân luồng + thông báo thuế. Lúc này nhà NK sẽ nộp thuế (thông qua kho bạc và phải ck - ko được nộp tiền mặt)
- Sau khi đã nộp thuế thì hàng sẽ được thông quan (nếu hồ sơ đủ và hợp lệ)
B8: Làm thủ tục hải quan và chuẩn bị kế hoạch nhận hàng
- Nhà nhập khẩu làm thủ tục hải quan hoặc có thể thuê các công ty dịch vụ để làm thủ tục sau khi hàng đã cập cảng
- Nhà nhập khẩu cần thông báo rõ cho cty vận chuyển về kế hoạch nhận hàng
- Địa điểm nhận + thời gian nhận + người nhận + sdt người nhận…..: khảo sát rõ địa điểm nhận tránh phát sinh đường cấm, ngõ nhỏ hẹp…. Chi phí dỡ hàng…
- Hàng nặng hay nhẹ, công nhân hay xe nâng….
B9: Lưu hồ sơ nhập khẩu
- Rất rất nhiều bạn khi làm thường không để ý bước này bởi nó đơn thuần chỉ là lưu lại những gì đã làm trước đó. Tuy nhiên, bắt buộc phải lưu lại để còn Quyết toán thuế + kiểm tra sau thông quan nếu có
- Cần lưu gồm: contract + Invoice + Packing list + Bill + CO + hóa đơn cước + các báo giá dịch vụ + các khoản giảm trừ (email giao dịch) + DO + A/N + điện chuyển tiền thanh toán + biên lai nộp thuế + tờ khai hải quan.
- Thời gian lưu khoảng từ 3 - 5 năm
Tham khảo thêm bài viết về bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa
https://itrain.edu.vn/bo-chung-tu-xuat-nhap-khau.html
