Việc submit SI là một trong số những nghiệp vụ của các bạn làm chứng từ ở doanh nghiệp xuất nhập khẩu và công ty Logistics. Vậy SI là gì, tại sao phải submit SI và cách submit như thế nào. Trung tâm xuất nhập khẩu và Logistcs Itrain xin chia sẻ tới bạn đọc bài viết hướng dẫn chi tiết.
SI có thể được Submit trên hệ thống của hãng tàu
SI là gì?
SI (Shipping Instruction) được hiểu là hướng dẫn gửi hàng do người xuất khẩu gửi cho các đơn vị vận tải như công ty Forwader, hãng tàu để biết về nội dung hàng hóa và những yêu cầu liên quan tới việc vận chuyển hàng hóa đảm bảo tiến độ vận tải, việc submit SI phải được bảo đảm trước ngày hàng load hàng lên tàu một khoảng thời gian hợp lý theo quy định của hãng tàu.
Ai là người chịu trách nhiệm khai báo SI?
Những đối tượng liên quan đến việc submit SI bao gồm doanh nghiệp giao nhận, vận tải và nhà xuất khẩu. Các doanh nghiệp vận chuyển được thuê và họ có trách nhiệm, nghĩa vụ thực hiện công việc vận đơn, và chính họ cũng là người đứng ra yêu cầu các nhà xuất khẩu phải thực hiện khai báo SI.
Quy trình chi tiết bạn có thể hiểu như vậy:
Nếu Seller đi trực tiếp qua hãng tàu thì người khai SI là Seller
Nếu Seller đi qua đại lý là các công ty dịch vụ logisitcs thì SI sẽ gửi từ Seller qua Đại lý . Đại lý dựa vào SI của Seller gửi để làm SI gửi hãng tàu.
Người booking space với hãng tàu sẽ có trách nhiệm submit SI
Tại sao phải submit SI (Shipping instruction)?
Bạn có thể hiểu như vậy, quá trình đặt chỗ là việc booking nhưng hãng tàu chưa biết rõ về hàng hóa và mong muốn của khách hàng có gì phát sinh thêm ngoài những dịch vụ họ cung cấp không. Đồng thời khách hàng cũng phải cung cấp các thông tin liên quan tới hàng hóa để hãng vận tải biết điều này là bắt buộc để tránh việc phát sinh những sai khác trong vận tải các bên sẽ không có căn cứ quy trách nhiệm.
Vì SI cung cấp thông tin về việc vận chuyển hàng hóa nên nó giúp đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng, thống nhất các thông tin liên quan đến các chứng từ, thủ tục.
Thông thường, SI sẽ được phía xuất khẩu gửi cho FWD (các đại lý giao nhận/ nhà khai thác vận tải) hoặc các hãng tàu để họ lên bản nháp của chứng từ. Sau đó, BL nhà xuất khẩu gửi đến cho khách hàng kiểm tra bản nháp và xác nhận lại thông tin đã có trên BL (Bill of Lading).
Nên đã xác định làm hàng xuất thì hàng cont hay hàng lẻ thì chúng ta đều phải submit SI.
Nếu không muốn trễ tàu hoặc phạt hành chính hãy Submit SI theo hướng dẫn của hãng tàu
Thông tin được thể hiện trên SI (Shipping Instruction)
SI sẽ được trình bày trên word hoặc excel hoặc hệ thống có sẵn tùy theo công ty, nhưng về cơ bản cần phải đảm bảo thông tin sau:
- Tên người bán
- Tên người gửi hàng (Shipper)
- Tên người nhận hàng, người được nhận thông tin (consignee),
- Thời gian và mã số đặt hàng (Booking code): đây là thông tin cơ bản và cũng mang tính bắt buộc để làm cơ sở nhận biết với các đơn đặt hàng của khách hàng khác. Bên cạnh đó, nó cũng có vai trò làm căn cứ đảm bảo cho hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ.
- Thông tin hàng hóa: tên hàng, tổng lượng hàng hóa tính cả bao bì, thể tích, số lượng, tính chất và đặc trưng của hàng hóa (hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh, dễ hư hỏng…)
- Cách thức đóng gói: loại bao bì sử dụng để đóng gói, kích cỡ thùng hàng đóng, kích thước thùng hàng,…
- SI phải có thông tin liên quan đến cảng bốc hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of discharge), thông tin cụ thể về thời gian, địa điểm giao hàng.
- Loại vận đơn mong muốn.
- Các giấy tờ liên quan nếu được yêu cầu.
Mẫu form SI được các công ty FWD sử dụng
Hướng Dẫn Submit SI
Việc submit SI được triển khai trước khi mang hàng ra cont hạ bãi chờ xuất thường sẽ tổ chức theo hình thức sau:
SI thường được khai báo qua 2 cách phổ biến sau:
Khai báo SI qua email: Đa số các công ty FWD, công ty Logistics hoặc nhân viên hãng tàu sẽ tiếp nhận thông tin qua hình thức này vì thông tin sẽ nhanh chóng được tiếp nhận hơn và cũng dễ dàng, thuận lợi để xử lý thông tin cũng như phản hồi khi có lỗi phát sinh. Mỗi công ty FWD sẽ có những hệ thống khác nhau để tạo ra được những vận đơn theo cái form của công ty họ nhưng về cơ bản các thông tin vẫn phải đầy đủ.
Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu/Forwarder: việc submit này cũng tương tự cách trên.
Một số lưu ý khác:
Đối với hàng lẻ: khi submit SI cho bên chuyên đóng ghép hàng hóa (Coloader) thì đa số là sẽ submit qua email và họ sẽ dựa vào hệ thống của họ để tạo ra vận đơn và gửi lại cho FWD.
Đối với hàng nguyên cont thì submit trực tiếp cho hãng tàu. Có hãng tàu thì họ yêu cầu phải gửi SI qua email. Thì mình vẫn tạo SI qua Word, Excel như bình thường, miễn sao vẫn đảm bảo đủ thông tin để gửi cho hãng tàu để họ tạo ra MBL (master bill) hoàn chỉnh.
Còn với những hãng yêu cầu submit online thì mình cứ submit qua hệ thống của họ. Hoặc mình có thể submit SI qua một trang điện tử có liên kết với hãng tàu để dựa vào đó để lấy thông tin rồi làm MBL.
Submit SI qua mail là hình thức phổ biến được các doanh nghiệp sử dụng
Điều gì xảy ra nếu Submit SI muộn
Nếu trường hợp SI bị bên nhà xuất khẩu gửi chậm, muộn, quá thời gian cho phép thì các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển có thể sẽ bị phạt hành chính, thậm chí bị giữ hàng không lên tàu được. Như vậy, ta có thể thấy tầm quan trọng trọng việc submit SI đúng hạn là cực kỳ quan trọng
Hy vọng bài viết đã có thể giúp ích thật nhiều cho các bạn đang tự học xuất nhập khẩu muốn tìm hiểu những kiến thức nhập môn cơ bản.
Nguồn : Vinatrain
Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ XNK khác , các bạn có thể đăng ký khóa học " Itrain - Train to success" khóa học đào tạo XNK số 1 Việt Nam do các giảng viên là chuyên gia XNK lâu năm trong nghề .
>>> Bài viết liên quan :
https://itrain.edu.vn/vi-sao-nen-lua-chon-nhung-khoa-hoc-xnk-ngan-han.html